Thuật ngữ “lỗi hệ thống” hiện nay được nhiều người ưa dùng, thậm chí còn được dùng... tràn lan. Bài viết không bàn về thuật ngữ này ở mức độ vĩ mô, chỉ đề cập trong phạm vi một công ty mà về bản chất cũng là một “hệ thống” - một tập thể đứng dưới một “triết lý” của một hoặc một số lãnh đạo được cụ thể hóa thành những luật lệ, quy định, quy trình cần được tuân thủ nhằm đạt một hoặc một số mục tiêu.

Hệ thống là gì?

Từ góc độ kinh doanh, hệ thống được hiểu theo hai phương diện. Thứ nhất, hệ thống là một bộ các phương pháp, quy trình và thông lệ được chi tiết hóa. Chúng được tạo ra để thực hiện một hoạt động cụ thể, thực thi một nhiệm vụ hoặc giải quyết một vấn đề.

Phương diện thứ hai, hệ thống là một cơ cấu được tổ chức có mục đích bao gồm những thành tố độc lập hoặc phụ thuộc lẫn nhau (các bộ phận hợp thành, các thực thể, các đại lý, các thành viên, các bộ phận tham gia...). Những thành tố này liên tục ảnh hưởng lẫn nhau một cách trực tiếp hoặc gián tiếp để duy trì hoạt động của chúng và sự tồn tại của hệ thống nhằm đạt được mục đích của hệ thống đó.

Qua định nghĩa này, có thể thấy rằng để hiểu một hệ thống là gì xem ra không đơn giản. Tuy nhiên, một khi hệ thống với đầy đủ ý nghĩa của nó đã được xác lập thì nó là một chỉnh thể có khả năng thực thi và hoàn thành nhiệm vụ dù đạt hiệu quả cao hay thấp.

Nói cách khác, một doanh nghiệp khi đã có thể bán được sản phẩm và dịch vụ do nó tạo ra thì nó đã thực sự là một hệ thống.

Lỗi hệ thống là gì?

Thật ra thuật ngữ “lỗi hệ thống” được nói đến ở các công ty Việt Nam có lẽ nó bắt nguồn từ thuật ngữ “system error” của ngành công nghệ thông tin. Thuật ngữ này có ý nghĩa khá đơn giản là “một chỉ thị mà một hệ điều hành không nhận biết được hoặc chỉ thị vi phạm các thủ tục quy định (sai nguyên tắc)”.

Thuật ngữ “lỗi hệ thống” của tiếng Anh rõ ràng là không thể áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp trừ phi có ai đó cố tình gán cho nó một ý nghĩa nào khác. Nói thẳng ra nó là một thuật ngữ mơ hồ nếu không muốn nói là vô nghĩa. Không thể có một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp nào mà không nhận biết hay không hiểu được chỉ thị của cấp trên rồi tê liệt hoặc treo luôn như chiếc máy tính, nó chỉ có thể không hiểu và làm sai chỉ thị hoặc hỏi lại để nhận phản hồi giải thích rõ. Cũng không có những vị chỉ huy không hiểu các nguyên tắc do chính mình đề ra để rồi vi phạm và chuốc lấy thất bại.

Tất nhiên nếu muốn, ta có thể nói lỗi hệ thống của một tổ chức là lỗi về phương pháp, quy trình, thông lệ, các thành tố... Nhưng trên thực tế thì chẳng có tổ chức hay doanh nghiệp nào cùng lúc mắc tất cả các lỗi này, vì nếu có thì nó không thể tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ được thị trường chấp nhận và sẽ phá sản nhanh chóng.

Làm gì khi “hệ thống” có vấn đề?

Việc đầu tiên là đừng nghĩ ta đang có “lỗi hệ thống”, nói cách khác là ta không được để một thuật ngữ mơ hồ chi phối tư duy của mình. Nếu người lãnh đạo tin rằng doanh nghiệp mình đang mắc thứ bệnh tưởng có tên “lỗi hệ thống” thì sẽ rất dễ dẫn tới suy nghĩ phải thay đổi “cơ bản và toàn diện” - đây từng là con đường dẫn tới thảm họa cho nhiều doanh nghiệp.

Hãy tự tin rằng một khi sản phẩm hay dịch vụ của mình đã được thị trường chấp nhận thì có nghĩa hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của mình là chấp nhận được.

Tất nhiên, vấn đề gì thì cũng chỉ quy về hiệu quả, cụ thể hơn có thể là doanh số giảm, lợi nhuận giảm hoặc không có sự tăng trưởng, doanh nghiệp dường như bấp bênh và mất sức sống. Lúc này lãnh đạo cần tự tin rằng hệ thống của mình đang chỉ có lỗi ở một hoặc một vài điểm nào đó mà thôi. Việc cần làm là phân tích kỹ lưỡng lại những phương pháp, quy trình, thông lệ, thành tố hiện tại của doanh nghiệp để tìm điểm mà vấn đề đang thực sự tồn tại. Công việc này không dễ, nó không chỉ là việc làm của mấy vị lãnh đạo cao cấp mà nhiều khi cần tới các chuyên gia. Để quyết định được vấn đề hoặc các vấn đề nằm ở đâu là một quá trình tốn thời gian và tiền bạc, nhất là với những doanh nghiệp quy mô lớn và hoạt động ở mức độ rộng. Quyết định được các vấn đề thì thường sẽ có phương án giải quyết theo thứ tự ưu tiên.

Cũng có trường hợp nhiều khi biết được vấn đề thì đã quá muộn, tự ta không thể giải quyết được và buộc phải có những quyết định đau đớn để duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp hoặc giảm thiểu thiệt hại nếu buộc phải phá sản. Nhưng ngay cả trong trường hợp này thì cũng không phải do cái gọi là “lỗi hệ thống” mà do chính tầm nhìn hoặc điều hành của các nhân vật lãnh đạo.

Để tránh những vấn đề có nguồn cơn từ trong hệ thống thì đầu tiên phải chú ý để công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá được thực hiện thường xuyên, cộng với chế độ báo cáo có khoa học nhằm kịp thời chấn chỉnh công tác điều hành, công tác nhân sự cũng như phương hướng hoạt động. Tiếp đến là công tác tham mưu chiến lược, chiến thuật cũng cần được thực hiện định kỳ để tránh hiện tượng doanh nghiệp bị lạc hậu về sản phẩm, dịch vụ, công nghệ hoặc xu hướng thị trường. Thực tế cho thấy những công ty lâu đời đều hết sức chú ý tới những công tác này thay vì trăn trở về hệ thống và “lỗi hệ thống” của tổ chức hay doanh nghiệp. 

Cù Tất Dân (TBKTSG)