Việc đăng ký kinh doanh qua dịch vụ bưu chính và mạng thông tin điện tử là những phương thức phù hợp với tình hình phát triển của xã hội và công nghệ. Tuy nhiên, một số trường hợp của hai phương thức này trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Nghị định 01) khiến doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không ít băn khoăn.

Có cần phải chặt chẽ như thế không?

Việc đăng ký kinh doanh qua đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích được xem là một dạng ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp này, khi nộp hồ sơ phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.

Có cần thiết phải xem việc nộp hồ sơ qua các đơn vị bưu chính là một dạng ủy quyền hay không? Có thực sự cần phải áp dụng thủ tục nộp hồ sơ qua đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích chặt chẽ hơn đối với đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích?

Bản chất của việc gửi thư qua đơn vị bưu chính chỉ đơn thuần là một dịch vụ vận chuyển bưu kiện. Bưu kiện được gửi phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật và yêu cầu của đơn vị bưu chính. Đơn vị bưu chính có nghĩa vụ phải giao đúng bưu kiện đến địa chỉ mà người gửi yêu cầu. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cũng chỉ là một dạng bưu kiện.

Vì tính chất quan trọng của bưu kiện mà bên gửi có những yêu cầu thêm để đảm bảo bưu kiện được bảo mật, gửi đến nơi đúng thời điểm và đúng địa chỉ, thì bên gửi có thể chọn những gói dịch vụ phù hợp mà đơn vị bưu chính cung cấp. Nếu xem đây là một hoạt động ủy quyền sẽ không phản ánh đúng bản chất của giao dịch này.

Với những quy định tại Nghị định 01 đối với đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích, thì bản chất không còn giống như một giao dịch chuyển phát bưu kiện thông thường. Theo đó, bên bưu chính nhận thấy được sự quan trọng của công việc, thêm thủ tục, thêm thời gian, thêm trách nhiệm và tất nhiên một mức phí cao hơn mức phí thông thường cho việc này là hoàn toàn hợp lý.

Hơn nữa, Nghị định 01 còn yêu cầu có “hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp”. Liệu doanh nghiệp bưu chính có thể ký hợp đồng dịch vụ này và xuất hóa đơn giá trị gia tăng đúng nội dung như thế? Tăng thêm công việc, tăng thêm thời gian, tăng thêm chi phí, tăng thêm phiền phức là những điều mà doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không ưu tiên lựa chọn.

Ngày nay dịch vụ bưu chính được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của doanh nghiệp với tên gọi rất thương mại là “chuyển phát nhanh”. Các doanh nghiệp kinh doanh “chuyển phát nhanh” cũng chiếm được lòng tin rất lớn của các doanh nghiệp.

Rủi ro thất lạc thư dường như là rất hiếm. Bởi họ biết thất lạc thư hay vô trách nhiệm đối với dịch vụ của mình thì xem như họ tự đánh mất khách hàng. Việc họ làm giả hồ sơ đăng ký kinh doanh thì lại rất khó, vì để làm một bộ hồ sơ được cơ quan đăng ký chấp nhận không phải dễ, trong khi họ lại không nắm rõ được mọi thông tin và hồ sơ của doanh nghiệp và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Quy định chặt chẽ đối với việc đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích chưa biết có hạn chế được những rủi ro cho doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh hay không, nhưng chắc chắn là không phù hợp với thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tự quản lý việc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp, tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Cá nhân được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc đăng ký để được cấp và việc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử (1). Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh của người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (2).

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thông qua sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh của người ủy quyền tiềm ẩn khá nhiều nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Bởi vì người được ủy quyền có sẵn nhiều thông tin, giấy tờ cần thiết trong tay và chỉ cần vài cái nhấp chuột là đã có thể hoàn thành việc nộp hồ sơ. Họ lại có sẵn kinh nghiệm nộp và soạn hồ sơ.

Thế nhưng, Nghị định 01 gần như bỏ ngỏ vấn đề đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh. Việc đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện theo yêu cầu khá đơn giản tại trang web cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vi phạm trong kê khai thông tin để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh không thuộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh.

Nghị định 01 chỉ giám sát việc sử dụng tài khoản đăng ký doanh thông qua giấy ủy quyền khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Giấy ủy quyền trong doanh nghiệp lại thường ghi “giấy này có hiệu lực cho đến khi có quyết định mới”. Cơ quan đăng ký kinh doanh không thể nào biết được “khi có quyết định mới” là khi nào, chỉ còn biết dựa vào sự trung thực của người nộp hồ sơ.

Nghị định 01 cũng dự liệu những trường hợp có thể xảy ra tranh chấp đối với việc sử dụng chữ ký số và tài khoản đăng ký doanh nghiệp như sau: việc xác định và xử lý các tranh chấp, khiếu nại và hành vi vi phạm liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh thực hiện theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, điều này không giúp doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra.

Chính phủ đã cố gắng đơn giản hóa thủ tục hành chính, nhưng không phải lúc nào cũng đảm bảo an toàn và chạm được đến mong muốn của doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, hơn ai hết, doanh nghiệp, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định này và tự mình tạo ra những lá chắn để bảo vệ mình và lựa chọn những hình thức đăng ký kinh doanh phù hợp.

(1) Điều 26.4 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14
(2) Điều 43.3c Nghị định 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp

Nguồn: Thời báo kinh tế Sài Gòn